Trong bài viết trước, "Đã Có LLC, Giờ Thì Làm Gì Tiếp?", chúng ta đã đi qua 7 bước quan trọng để thiết lập công ty của bạn sau khi được thành lập. Bây giờ, chúng ta sẽ đi sâu vào một trong những bước quan trọng nhất: cấp vốn (funding) cho LLC của bạn.
Việc chuyển tiền từ túi cá nhân sang túi công ty không chỉ đơn giản là một giao dịch chuyển khoản. Đó là một hành động pháp lý đòi hỏi sự ghi chép cẩn thận để duy trì "tấm màn che công ty" (corporate veil)—lớp bảo vệ pháp lý quan trọng nhất mà LLC mang lại.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cấp vốn cho LLC một cách chuyên nghiệp, bao gồm cả việc xử lý các chi phí bạn đã bỏ ra trước khi công ty chính thức hoạt động.
Phần 1: Hai Cách Chính để Đưa Tiền vào Công Ty
Trước hết, bạn cần hiểu rõ có hai cách chính mà bạn, với tư cách là chủ sở hữu (member), có thể đưa tiền vào LLC của mình:
Vốn Góp (Capital Contribution):
Bản chất: Đây là khoản đầu tư của bạn vào doanh nghiệp. Bạn đang "mua" vốn chủ sở hữu trong chính công ty của mình. Khoản tiền này trở thành tài sản của LLC và không phải là một khoản nợ mà công ty phải trả lại cho bạn.
Khi nào sử dụng: Dùng cho khoản vốn ban đầu để bắt đầu kinh doanh và cho các lần góp vốn bổ sung sau này.
Khoản Vay (Loan to the LLC):
Bản chất: Bạn đóng vai trò như một người cho vay (giống như ngân hàng) và cho chính công ty của mình mượn tiền. LLC có nghĩa vụ pháp lý phải trả lại khoản tiền này cho bạn, thường đi kèm với một hợp đồng cho vay (promissory note) và một mức lãi suất hợp lý.
Khi nào sử dụng: Khi công ty cần một khoản tiền mặt tạm thời và bạn dự định sẽ được công ty trả lại khoản tiền đó.
Việc phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức này là cực kỳ quan trọng. Trộn lẫn chúng có thể khiến tòa án cho rằng LLC của bạn không thực sự là một thực thể riêng biệt, và làm mất đi lớp bảo vệ tài sản cá nhân của bạn.
Phần 2: Xử lý Chi Phí Trả Trước – Hoàn Trả hay Góp Vốn?
Đây là một tình huống rất phổ biến: bạn đã dùng thẻ tín dụng cá nhân hoặc tiền mặt để trả các chi phí thành lập công ty (phí nộp đơn, phí dịch vụ pháp lý...) trước khi LLC có tài khoản ngân hàng. Giờ bạn có hai lựa chọn:
Lựa chọn A: Yêu Cầu Công Ty Hoàn Trả (Reimbursement) Đây là cách chúng ta đã thảo luận trong bài viết trước. Bạn coi mình là người đã ứng trước tiền cho công ty và công ty có nghĩa vụ trả lại cho bạn.
Lựa chọn B: Coi Đó Là một Khoản Vốn Góp (Capital Contribution) Đây là một lựa chọn chiến lược và rất phổ biến. Thay vì để công ty trả lại tiền mặt cho bạn, bạn quyết định rằng giá trị của những chi phí đó chính là một phần vốn đầu tư ban đầu của bạn vào công ty.
Cách hoạt động:
- Giả sử bạn đã chi $500 từ tiền cá nhân.
- Thay vì sau này nhận lại $500 tiền mặt từ công ty, bạn sẽ ghi nhận rằng bạn đã góp vốn $500 vào công ty.
- "Tài khoản vốn" (capital account) của bạn trong công ty sẽ tăng lên $500, nhưng bạn không nhận lại tiền mặt.
Phần 3: Quy Trình Cấp Vốn và Ghi Chép – Chìa Khóa của sự Chuyên nghiệp
Trong mắt của luật pháp và Sở Thuế Vụ (IRS), nếu nó không được viết ra, nó không tồn tại. Việc ghi chép cẩn thận là bắt buộc.
Làm thế nào để cấp vốn cho LLC bằng tiền mặt?
Cách đơn giản và sạch sẽ nhất là chuyển tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng cá nhân của bạn vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp mới mở.
Hành động: Thực hiện một lệnh chuyển khoản (wire transfer) hoặc viết một tấm séc từ tài khoản cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp.
Ghi chép (Cực kỳ quan trọng):
- Trong Giao Dịch Ngân Hàng: Ở phần ghi chú (memo) của giao dịch, hãy ghi rõ: "Initial Capital Contribution" (Vốn Góp Ban Đầu).
- Trong Hồ Sơ Công Ty: Soạn một văn bản đơn giản có tên là "Nghị Quyết Góp Vốn" (Capital Contribution Resolution). Văn bản này ghi rõ: "Tôi, [Tên của bạn], với tư cách là thành viên của [Tên LLC của bạn], đồng ý góp một khoản vốn ban đầu là $[Số tiền] vào công ty." Hãy ký tên, ghi ngày và lưu nó cùng với các tài liệu quan trọng khác của công ty (như Thỏa Thuận Vận Hành).
Làm thế nào để theo dõi vốn góp (bao gồm cả chi phí trả trước)?
Bạn cần theo dõi tất cả các khoản vốn góp trong một tài liệu gọi là Bảng Cân Đối Kế Toán (Balance Sheet), cụ thể là trong phần Vốn Chủ Sở Hữu (Owner's Equity).
Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng một bảng tính Excel, bạn cũng nên tạo một tab để theo dõi "Tài Khoản Vốn của Chủ Sở Hữu" (Owner's Capital Account). Nó sẽ trông giống như thế này:
| Ngày | Mô tả | Vốn Góp ($) | Rút Vốn ($) | Số Dư ($) |
| 08/20/2025 | Vốn góp bằng chi phí thành lập LLC | 500.00 | 500.00 | |
| 09/01/2025 | Vốn góp ban đầu (chuyển khoản) | 10,000.00 | 10,500.00 | |
| 10/15/2025 | Rút vốn cá nhân (Owner's Draw) | (2,000.00) | 8,500.00 |
Đối với các chi phí bạn đã trả trước: Hãy tạo một "Nghị Quyết" tương tự như trên, ghi rõ: "Tôi, [Tên của bạn], góp vốn vào công ty dưới hình thức các chi phí khởi nghiệp đã được thanh toán trước, với tổng giá trị là $500." Hãy đính kèm danh sách các chi phí đó và lưu lại cùng hồ sơ công ty. Sau đó, ghi nhận nó vào bảng theo dõi vốn của bạn.
Kết luận
Việc cấp vốn cho LLC không phải là một hành động phức tạp, nhưng nó đòi hỏi sự minh bạch và cẩn thận trong việc ghi chép. Bằng cách phân biệt rõ ràng giữa vốn góp và các khoản vay, và ghi lại mọi giao dịch một cách chính thức, bạn đang xây dựng một bức tường pháp lý vững chắc giữa tài sản cá nhân và tài sản của công ty. Đây chính là giá trị lớn nhất mà một LLC mang lại.
